Lý do thiết thực để tổ chức một cuộc họp :Đưa ra những bằng chứng , tố cáo , thảo luận và quyết định . Một cuộc họp diễn ra để không chỉ đưa ra những thông tin chính xác mà nó có thể lưu hành như một bản ghi nhớ hoặc bản báo cáo . Nhưng thỉnh thoảng thông tin cần sàng lọc hoặc mọi người có thể hỏi những câu hỏi về nó . Một báo cáo về tiến độ dự án hợp thành nhóm là trách nhiệm giữ cho mọi người cảm thấy bị thu hút hơn một bản ghi nhớ . Nếu bạn đang tổ chức lại doanh nghiệp và công viêc của mọi người và trách nhiệm của họ sẽ thay đổi , thẳng thắn nói cho họ biết tầm quan trọng của những thay đổi đó một bản ghi nhớ đơn sơ sẽ bị lăng mạ và phê phán ; Thảo luận :cuộc họp được diễn ra để nảy lên những ý tưởng theo nhiều hướng , tranh luận lên trên những chính sách mới . Cuộc thảo luận đề xuất những nhóm mục tiêu … .Đây là kiểu tranh luận không thể làm được bằng bất cứ cách nào khác . Và sự ảnh hưởng lẫn nhau của nhóm sẽ gợi lên những ý tưởng hoặc giải pháp mà sẽ không bao giờ nghĩ ra . Cuôc họp diễn ra bao gồm những người có liên quan để bảo vệ lợi ích của cá nhân cũng như tập thể . Nếu đuổi một trong số họ ra khỏi cuộc họp sẽ tạo ra cảm giác căng thẳng và kết quả của cuộc họp sẽ không được như mong muốn ; quyết định ngoài những dự định để ra những bằng chứng , kết luận như một lần chi phối từ sự suy tính trung tâm , khi kết thúc họ đưa ra những quyết định . Quyết định chỉ có thể rõ ràng khi có được thông tin hoặc thiết lập các yếu tố rõ ràng trước cuộc họp . Nhưng không có gì xảy ra như kết quả của cuộc họp đưa ra những quyết định đồng ý hay phản đối . Đây là giai đoạn của hầu hết các cuộc họp . Bạn có thể đạt đựơc kết quả giống như một người quản lý , đơn giản bằng cách ngồi một mình trong văn phòng và sau đó đưa ra những lời chỉ thị cho nhóm của bạn . Nhưng thường một cuộc họp là phương pháp tốt hơn , bạn có thể nghe ý kiến của người khác đưa ra và có thể tán thành nó .
-Lý do xã hội để tổ chức cuộc họp : Một cuộc họp tất cả ảnh hưởng không nói ra mà giúp gắn bó một nhóm hoặc một đội và nguyên tắc của mỗi thành viên trong nhóm: +Hình thành sự đồng hoá của nhóm : Việc mà bạn và tất cả mọi người trong nhóm cùng nhau định rõ mình như là một nhóm . Tăng cường đồng nhất nhóm có thể là lý do tổ chức một cuộc họp . Nếu bạn có một cuộc họp , mọi người từ các một bộ phận khác chỉ ra giải quyết vấn đề cụ thể , hợp lệ . Sự thống nhất của nhóm như một tập thể , số lượng người là không quan trọng . Nhưng bạn muốn mọi người trong nhóm phụ thuộc nhau . Bạn phải tỏ ra mình là người có khả năng tổ chức .
+Củng cố địa vị mỗi cá nhân trong nhóm : Kết cấu xã hội của nhóm là rất hiển nhiên trong các cuộc họp . Đây là nơi mọi người học hỏi lẫn nhau và là nơi họ thực hiện cả hai chức năng và thứ bậc của nhóm . Đúng hay sai là một phần của công việc lâu dài và một thành viên của nhóm cần hiểu những sắc thái này hợp lệ để cùng nhau làm việc hiệu quả . ở đó bạn cảm thấy mình quan trọng , cương vị lãnh đạo của bạn được củng cố.