Các kỹ năng cần thiết cho nhân viên văn phòng

Kỹ năng giao tiếp Khái niệm: Giao tiếp giỏi không có nghĩa là bạn phải là một nhà hùng biện xuất sắc hoặc nhà văn tuyệt vời. Nó cũng không có nghĩa là bạn buộc phải thể hiện bản thân mình thật tốt trước mặt người khác. Kỹ năng giao tiếp được thể hiện ở việc bạn thuyết phục người khác như thế nào và kết quả ra sao? Hãy nhớ, giao tiếp cũng giống như việc bạn viết một bản báo cáo cũng cần có sự thống nhất, yếu tố thuyết phục về nội dung và một phong thái bình tĩnh, tự tin khi thể hiện (từ trang phục, đầu tóc đến bước đi và cách bạn chuyện trò với những người xung quanh). Thêm nữa luôn kiên nhẫn giải thích cho các thành viên khác trong nhóm làm việc cũng là cách bạn đang rèn luyện kỹ năng giao tiếp của bản thân.

 Phong cách giao tiếp: o Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65%. o Giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm khoảng 7%. o Sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38%

 Giao tiếp ngôn ngữ:

• Ngôn ngữ là phương tiện để biểu đạt ý nghĩ của mỗi người. Khi bạn muốn nói chuyện hoặc trao đổi thông tin với một ai đó thì bạn phải sử dụng ngôn ngữ để truyền tải những thông điệp mà bạn muốn bày tỏ. Ngôn ngữ là một công cụ giao tiếp mà chúng ta luôn sử dụng nó hàng ngày. Nhưng để việc giao tiếp có hiệu quả hơn và truyền tải được những thông tin mà bạn muốn nói một cách rõ ràng và chiếm được cảm tình của người khác là điều mà ai cũng cần học hỏi.

• Trong giao tiếp sử dụng ngôn ngữ, bạn cần chú ý

• Âm điệu của lời nói: Vừa phải, dễ nghe, không cao giọng quá, nói to quá hoặc nói nhỏ quá…

• Khi nói chuyện nên tập trung vào chủ đề đang thảo luận, tránh để tư tưởng bị phân tán dẫn đến không hiểu nội dung câu chuyện.

• Khi đối tượng giao tiếp đang nói thì ta nên lắng nghe, tuyệt đối tránh ngắt lời hoặc cướp lời của người nói khi họ chưa nói hết ý của họ.

• Trong khi giao tiếp nên tránh "thao thao bất tuyệt" mà không chú ý đến thái độ của đối tượng giao tiếp. Hoặc đưa ra nhiều câu hỏi cùng một lúc khiến người khác không kịp trả lời.

• Khi nói về một chủ đề nào đó, nếu ta không được rõ thì lúc này nên lắng nghe chứ không nên "nói bừa", nghĩa là phải đảm bảo sự thành thật và chính xác trong lời nói của mình.

• Không nên bảo thủ chỉ coi trọng ý kiến của mình mà không tôn trọng ý kiến của người khác.

 Giao tiếp phi ngôn ngữ:

• Chúng ta sử dụng ngôn ngữ cơ thể, thể hiện nét mặt, ánh mắt diễn tả ý nghĩa những gì chúng ta định nói. Kĩ năng này rất quan trọng vì nó sẽ giúp cho việc giao tiếp của bạn đạt hiệu quả hơn. Hãy cố gắng kết hợp việc giao tiếp không dùng ngôn ngữ với những gì bạn đang nói để thông điệp của bạn mang ý nghĩa điều bạn muốn nói.

• Những biểu hiện có tác dụng tích cực trong giao tiếp không dùng ngôn ngữ mà bạn nên học tập và sử dụng: • Khi nói chuyện hoặc trao đổi một vấn đề nào đó thì bạn phải quay mặt về hướng của đối tượng giao tiếp, ở tư thế ngang tầm có thể cùng đứng hoặc cùng ngồi, tránh ở tư thế cao hơn hoặc thấp hơn nhiều so với đối tượng của mình. • Nét mặt luôn thể hiện sự niềm nở, biểu hiện sự quan tâm tới lời nói của đối tượng, tuỳ theo nội dung câu chuyện mà thể hiện sự lo lắng, đồng cảm hoặc vui vẻ.. • Trong khi giao tiếp bạn nên nhìn vào mắt duy trì ánh mắt với đối tượng giao tiếp. • Có những biểu hiện tán đồng hoặc thể hiện sự lắng nghe như: gật đầu… • Bạn nên hạn chế những hành động sau vì những hành động này không có tác dụng tích cực tới cuộc nói chuyện của bạn: • Không nhìn vào đối tượng giao tiếp. • Nét mặt cau có, chau mày… • Mắt nhìn đi nơi khác trong khi đối tượng đang nói. • Có những hành động thể hiện không quan tâm tới lời nói của đối tượng như: đọc sách, báo, tài liệu, luôn liếc mắt nhìn đồng hồ hoặc làm một việc riêng nào đó… • Nét mặt thể hiện sự bồn chồn, nóng lòng có vẻ như đang vội vàng đi đâu đó không chú ý tới đối tượng mình đang nói gì…

 Để việc giao tiếp của bạn đạt hiệu quả, để đối tượng giao tiếp của bạn cảm thấy được tôn trọng, để bạn và đối tượng hiểu rõ hơn về các thông tin cùng trao đổi thì bạn cần chú ý lắng nghe và có sự phản hồi.

• Lắng nghe: Lắng nghe là khả năng đón nhận và hiểu những thông điệp mà đối tượng muốn nói. Hãy tỏ ra là bạn đang chú ý tới người nói bằng cách gật đầu hay phản ứng đáp lại bằng những câu ngắn gọn thể hiện sự chăm chú của bạn như: ừ, à, thế à, vậy ư… Đừng ngắt lời người nói khi bạn đang nghe! Hãy lắng nghe và sẵn sàng tiếp thu chủ đề, không nên chỉ trích phê phán.

• Phản hồi: Có nghĩa là sử dụng những từ ngữ của mình để nhắc lại nội dụng câu chuyện mà đối tượng đang nói bằng những câu tóm tắt ngắn gọn.